Der Wechsel von der ZFA-Tätigkeit in der Zahnarztpraxis zum Office Management bietet eine spannende Karrierealternative. Das Aufgabenfeld im Office Management ist vielseitig und abwechslungsreich, von Telefonaten und Postbearbeitung über Dokumentenverwaltung bis hin zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter, Unterstützung der Personalabteilung und Überwachung von Bürosicherheitsmaßnahmen.
Als ZFA bringt man bereits hervorragende Organisations- und Koordinationsfähigkeiten mit. Die in der Zahnarztpraxis erworbene Kommunikationskompetenz im Umgang mit Patienten, Kollegen und externen Partnern ist ein wesentlicher Vorteil für diese Position.
Der Quereinstieg ins Office Management ist auch für ZFAs außerhalb des Dentalbereichs möglich. Viele Branchen suchen qualifizierte Office Manager mit Erfahrung in der Organisation komplexer Abläufe.
Wichtige Voraussetzungen sind Freude an strukturierter Arbeit, Multitasking-Fähigkeiten, eigenständiges Denken und zuverlässiges Abarbeiten von Aufgaben. Da das Office Management stark digitalisiert ist, sollte die Bereitschaft bestehen, sich mit verschiedenen Tools vertraut zu machen, die den Arbeitsalltag erleichtern – von Projektmanagement-Software über Dokumentenverwaltung bis hin zu Buchhaltungsprogrammen.
Kreativität und lösungsorientiertes Denken sind weitere Schlüsselqualifikationen. Der Arbeitsalltag im Office Management ist geprägt von spontanen Aufgaben und Problemlösungen – ähnlich wie im Praxisalltag einer ZFA. Die Optimierung von Arbeitsabläufen gehört zu den kontinuierlichen Herausforderungen.
Obwohl es spezifische Fortbildungen für Office Manager gibt, können ZFAs in der Regel mit ihrer Erfahrung in der Praxisorganisation überzeugen. Vieles lässt sich durch praktische Erfahrung erlernen.
Aufgaben
- Planung von Besprechungen und Terminen
- Bestellung von Büromaterialien
- Verantwortung für Bürowartung und -reparaturen
- Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs
- Annahme und Weiterleitung von Telefonaten
- Erledigung von Besorgungen und Einkäufen
- Förderung eines positiven Büro- und Arbeitsklimas
- Zusammenarbeit mit der Personalabteilung zur Aktualisierung von Bürorichtlinien
- Organisation der Büroabläufe und -verfahren
- Absprache mit der IT-Abteilung zu technischen Angelegenheiten
- Überwachung der pünktlichen Rechnungsstellung und Bezahlung
- Verwaltung von Verträgen und Preisverhandlungen mit Anbietern und Dienstleistern
- Verwaltung des Verwaltungsbudgets mit genauer Berichterstattung
- Unterstützung von Besuchern und Kunden
- Mitwirkung beim Onboarding neuer Mitarbeiter
- Beantwortung von Mitarbeiteranfragen zu Verwaltungsangelegenheiten
- Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern (Reinigung, Catering, Sicherheit)
- Planung interner oder externer Veranstaltungen wie Feiern und Konferenzen
Arbeitsorte
Im Prinzip kannst du in alle Branchen wechseln. Viele ZFA möchten gerne im Gesundheitsbereich bleiben. Hier bieten sich z.B. Startups im Bereich Health an.